LGI bijeenkomsten synoniem voor Poolse landdagen?


Wat is het nut van het organiseren van bijeenkomsten waarbij medewerkers over allerlei zaken hun mening mogen geven zonder dat er (ogenschijnlijk) iets met die mening wordt gedaan. Dergelijke bijeenkomsten worden nog wel eens gekscherend aangeduid met Poolse landdagen. Waar komt dit beeld eigenlijk vandaan en is het vergelijk wel correct? En wat kunnen we doen om te voorkomen dat dergelijke bijeenkomsten daadwerkelijk op Poolse landdagen lijken?

Wat is eigenlijk een Poolse landdag?


In de tijd van Sigismund I de Oude (1506-1548) (de man met de grote witte kraag, zittend in het midden van de foto hier boven) en zijn zoon Sigismund II August (1548-1572) kwam in Polen een schitterende barokcultuur tot bloei en ontwikkelde het een grote religieuze verdraagzaamheid met veel invloed voor de adel. Latere koningen van Polen moesten steeds meer concessies doen aan de Sejm, het adelsparlement, dat tot elke prijs wilde voorkomen dat Polen net zo’n absolute monarchie werd als Frankrijk of Rusland. Dit adelsparlement, ook de Poolse landdag genoemd, werd eens per jaar gehouden aan het koninklijk hof en duurde vele dagen, soms weken. Op basis daarvan nam de koning zijn regeerbesluiten. Elke landheer kreeg onbeperkte spreektijd om zijn klachten en wensen naar voren te brengen. Tijdens zijn betoog werd hij voortdurend onderbroken door het publiek, ook landheren, die het wel of niet met hem eens waren. Door hun niet van eigenbelang gespeende vrijheidszin ondermijnden de edellieden langzamerhand het Pools-Litouwse Gemenebest, dat in deze periode ook wel de Pools-Litouwse Adelsrepubliek werd genoemd. De “Poolse Landdag” was spreekwoordelijk geworden voor een wanordelijke vergadering. De koning kon geen besluiten nemen zonder toestemming van de Sejm, welke op zijn beurt alleen besluiten kon nemen met eenparigheid van stemmen (“liberum veto”).


Wat te doen om een Poolse landdag te voorkomen?

1.  Duidelijkheid over relatie deelnemer – doel
   
Ten eerste moet het onderwerp voor alle aanwezigen van belang zijn. Dat wil zeggen dat er sprake is van een duidelijk relatie tussen deelnemers en het onderwerp, thema en of doel van de bijeenkomst. Niet alleen voor degenen die de bijeenkomst organisaren maar vooral ook voor de deelnemers zelf. Om onrust tijdens de bijeenkomst te voorkomen is het handig als dit voorafgaand aan de bijeenkomst reeds duidelijk is.
2.  Duidelijkheid over relevantie onderwerp

   Zoals Moss Kanter het verwoordt: ‘People are sceptical about participation just for show, without any impact on substance’. Dit lijkt voor de hand te liggen, maar het komt voor dat de relevantie voor de deelnemers niet duidelijk is of dat het alleen om een ‘zoethoudertje’ gaat. Eigen onderzoek (zie de artikelen op de andere pagina’s) laat ook de negatieve gevolgen zien wanneer buiten de participatieve bijeenkomsten om beslissingen worden genomen die van een groter belang zijn dan hetgeen wat tijdens de bijeenkomsten wordt besproken.
3. Duidelijkheid over democratisch gehalte

   Volledige democratie zoals het geval was ten tijde van de Poolse landdagen is binnen de context van een organisatie of in het bijzonder tijdens een veranderproces is niet altijd even wenselijk. Democratie vergt tijd, die moet er zijn. Bovendien een democratie heb je niet zomaar van de ene op de andere dag: het vestigen van een democratie vergt een democratisch proces. Zo wist John Dewey dit al enkele eeuwen geleden en weten de Amerikanen dit in Irak inmiddels ook.
4. Duidelijkheid over intenties management
   
Spreken over democratie – of over volledige participatie, volledige inspraak of het volledig betrekken van het personeel bij de aanstaande veranderingen roept bepaalde verwachtingen op die doorgaans alleen met veel inzet en zorgvuldig handelen zijn waar te maken. Handiger is het om vooraf nader aan te geven wat men bedoeld met termen als ‘democratie’, ‘participatie’ en ‘volledige betrokkenheid van het personeel’. Te meer als men niet de intentie heeft om de te nemen beslissingen hiervan te laten afhangen. Of wanneer men participatie vooral ziet als middel om mensen te enthousiasmeren. Op zich is hier overigens niets mis mee, maar het punt is dat het handiger is om hier vooraf duidelijk over te zijn.

   Daar staat tegenover dat het heel goed mogelijk is om in gezamenlijkheid te werken aan beeldvorming door mensen op actieve wijze te informeren en de verstrekte informatie met elkaar te bespreken. Maar ook is het mogelijk om met gehele sosciale systemen te werken aan gezamenlijke oordeelsvorming, bijvoorbeeld door mensen te consulteren en de reacties door hen zelf vervolgens te laten clusteren tot een beperkt aantal actie scenario’s. Indien gewenst is het ook mogelijk om tijdens een LGI bijeenkomst, bijvoorbeeld met multi-voting technieken gezamenlijk te werken aan besluitvorming. LGI bijeenkomsten – hoeven dan ook niet in een Poolse Landdag te verzanden. Veel hangt af van een goed conferentiedesign en een realistisch draaiboek, maar bijvoorbeeld ook van een aansluitende facilitering en bijpassende rolinvulling van het management.

5. Duidelijkheid over structuur en procedure

   Niet gestructureerde bijeenkomsten met veel mensen stimuleert massa psychologische processen zoals de-individualisering en andere onwenselijke disfunctionele groepsprocessen. Zo beschrijft Freud in zijn publicatie Massenpsychologie und Ich-Analyse de ongeorganiseerde en ongestructureerde
grote groep bijvoorbeeld als: ‘…zulk een menigte is buitengewoon prikkelbaar,
impulsief, hartstochtelijk, wankelmoedig, inconsequent, besluiteloos, uiterst
suggestibel, […] en tevens in haar daden tot het uiterste bereid, lichtvaardig in haar overleg, heftig in haar oordeel, slechts toegankelijk voor de eenvoudigste en gebrekkigste gevolgtrekkingen en redeneringen, gemakkelijk te leiden en te ontroeren, zonder zelfbewustzijn, achting voor zichzelf en verantwoordelijkheidsbesef’ (Freud, 1922, in Van Nistelrooij & De Wilde, 2008: p. 197)
Sociale veiligheid in de zaal dient gewaarborgd te zijn in het draaiboek, het conferentiedesign en ook door de wijze van facilitering door de begeleiding. Elke activiteit dient in relatie te staan met de te realisering doelstelling en de gesprekken vinden zoveel mogelijk plaats aan de kleinere tafelgroepen. Tevens wordt voorafgaand aan de activiteiten met de deelnemers enkele dialoogregels doorgenomen die naadloos aansluiten bij de rollen die mensen dienen in te vullen aan de tafels. Daarbij bestaat ook de mogelijkheid om in overleg met de voorbereidende regiegroep na te denken over de tafelgroepssamenstelling, wisselingen daarin op tactische momenten en in het al dan niet uit elkaar gaan in subruimtes.